X
تبلیغات
حسابدار - حسابداری هتل
از آن جا كه توضيح كامل درباره هر نوع سيستم حسابداري رايج در هتلها از جمله حسابداري دوبل ، با ماشين NCR ويا حسابداري باكامپيوتر احتياج به زمان بيشتر و گنجايش وسيع تر دارد از شرح و بسط اين روشها خودداري مي نماييم، چرا كه هر يك از اين سيستم ها به تنهايي احتياج به يك كتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد. با توجه به اهميت حسابداري در هتل و تكيه بر اين واقعيت كه يك مدير متبحردر صورتي به موفقيت دست خواهد يافت كه با رموز حسابداري نيز آشنايي داشته باشد. بر آن هستيم كه مختصري درباره حسابداري و بيان سرفصلهاي حسابهايي كه در سيستم گردش داخلي هتل مورد نياز است بسنده كنيم. ياد آور مي شويم كه در سر فصلهاي زير آنچه با حروف فارسي مشخص شده مربوط به دفتر كل است و آنهايي كه باعدد معين گرديده بيان كننده ريز سر فصلهاي دفتر هاي معين است.

(ا لف ) در آمد:

01     فروش اتاق؛

02     رستوران؛

03     تريا؛

04     ضيافتها جشنها؛

05     لباسشويي؛

06     تلفن.

(ب) بدهكاران موقت

1.       مسافران؛

2.       انواع تورها، آژانسهاي مسافرتي؛

(پ) انبار

(ت)هزينه مصرف مواد غذايي

(ث) خسارات

(ج) كسر و اضافات صندوق

(چ)در آمدهاي متفرقه

1. كرايه سالنها؛

2. ساير درآمدها

(ح) حقوق و ساير هزينه كارگران:

1. حقوق و دستمزد؛

2. حق مسكن؛

3. حق خواربار؛

4. حق اولاد؛

5. اضافه كاري؛

6. باز خريد ايام مرخصي؛

7. لباس؛

8. غذاي روزانه؛

9. عيدي و پاداش؛

10.   حق بيمه سهم كارفرما؛

11.   ساير هزينه ها.

(خ) هزينه هاي اداري:

1. اجاره؛

2. هزينه هاي سوخت (گازوايل ، گاز)؛

3. پست،تلفن، تلكس،فكس؛

4. آب،برق؛

5. اياب و ذهاب و مسافرت؛

6. تعمير و نگهداري ماشين آلات؛

7. تعمير و نگهداري تأسيسات؛

8. تعمير و نگهداري ساختمان؛

9. تعمير و نگهداري وسايل نقليه؛

10.   تعمير و نگهداري تزئينات،تشريفات؛

11.   مصارف و ملزومات اداري؛

12.   مطبوعات و تبليغات؛

13.   كمكهاي بلاعوض و امور خيريه؛

14.   ساير هزينه ها.

(د)هزينه هاي مالي:

1.سود تضمين شده؛

2. هزينه هاي حسابرسي؛

3. مشاوره حقوقي و ؛

4. خريد اوراق بها دار؛

5. حق الزحمه بازرسان؛

6. ساير هزينه ها.

(ذ) دارايي هاي جاري:

1. موجوديهاي نقدي ( بانك و صندوق)؛

2. پيش پرداختها و سپرده هاي كوتاه مدت؛

3. اسناد دريافتي؛

4. حساب جاري شركاء؛

5. بدهكاران؛

6. موجودي هاي جنسي؛

7. كالاهاي در راه ( سفارشات)؛

8. ساير داراييها.

(ر)دارايي هاي ثابت:

1.زمين؛

2. ساختمان؛

3. تأسيسات؛

4. ماشين آلات؛

5. وسائط نقليه؛

6. اثاثيه؛

7. ابزار آلات؛

8. ساير داراييهاي ثابت.

(ز) سرمايه گذاريها:

1. مشاركت در ساير مؤسسات؛

2. وامهاي پرداختي؛

3. ساير سرمايه گذاريها؛

(ژ) بدهيهاي جاري:

1. اسناد پرداختي؛

2. اضافه برداشتهاي بانكي؛

3. حساب جاري شركاء؛

4. پيش دريافتها؛

5. بستانكاران متفرقه و ذخيره هزينه هاي تأخيري؛

6. وامهاي كوتاه مدت.

(س) بدهيهاي دراز مدت:

1. اسناد پرداختي دراز مدت

2. وامهاي دريافتي

(ش) ارزش ويژه:

1. سرمايه؛

2. اندوخته قانوني؛

3. سود و زيان سالهاي قبل؛

4. سود و زيان عملكرد.

مأمور كنترل

   امور مالي و اداري و  تجاري هر موسسه اي كه با عدد و رقم و خريد و فروش سروكار دارد، هرچند داراي نظام صحيح گردش كار هم باشد ، باز بي نياز از كنترل و رسيدگي نمي تواند باشد.

   از صحت هر محاسبه اي ، موقعي مي توان اطمينان حاصل كرد كه مورد تأیيد حسابرس واقع شود . بخصوص در امر هتلداري كه به طور دائم و مستمر، با خريد و مصرف انواع مواد غذایي و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزينه هاي گوناگون ارتباط دارد. به كنترل ارقام و آمار شديداً نيازمند است.

            حساب هيچ قسمتي را نمي توان معتبر دانست ، مگر با رسيدگي دقيق و حصول اعتماد كامل از درستي آن.

            خريد و تهيه مواد مصرفي و وسايل و لوازم هتل، وصول درآمدهاي حاصله از فروش غذا در رستوران و تريا و سالنهاي مجالس وميهماني ها و لباسشویي و فروش اتاقها و ساير امور مربوط به قسمتها و بخشهاي مختلف هتل را نمي توان بدون بررسي دقيق به حال خود رها ساخت.

            هر هتلي به تناسب ظرفيت و تعداد اتاقهاو آمار مسافران و مشتريان، مواد غذايي و وسايل پذيرايي مورد نیاز را خريداري، و در سرد خانه و انبارها نگهداري مي كند و به تدريج به مصرف مي رساند و بابت اقلام خريداري شده وجوهي      مي پردازد و در مقابل اين هزينه ها، درآمدي دارد و ارقام كليه عمليات مربوط به خريد و مصرف و درآمد در دفاتري ثبت      مي شود و اين دفاتر، نشاندهنده وضعيت مالي هتل مي باشد، چنانچه شيوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسي قرار نگيرد، مديريت هتل قادر نخواهد بود تشخيص دهد كه جريان كار بر مبناي صحيح مي گردد ، يا در آن فعل و انفعالاتي به ضرر هتل اعمال مي شود.

            اگر در قسمتي از امور مالي اشتباهي رخ دهد يا خطا و سوء استفاده اي در بين باشد، مديريت هتل از چه كسي و كدام قسمت بايد بازخواست كنند ؟ يا اصولا به چه وسيله اي به كشف اشتباه يا شناختن مقصر موفق شود ؟

            به طور كلي براي آن كه امور مالي هتل به نحو مطلوب و منظمي انجام گيرد و كادر مديريت هتل به درستي كار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورتحسابها و دفاتر حسابداري و انبار و ساير قسمتها ايمان داشته باشد و آينده هتل را، روشن و بي خدشه و اميد بخش مجسم كند ، بايد سيستم كنترل مداوم را در سرلوحه برنامه كار هتل قرار دهد و متوجه باشد كه غفلت در اين امر ، شالوده مالي هتل را دگرگون خواهد ساخت و زياني پيش خواهد آورد كه جبرانش بسيار مشكل ، بلكه غير ممكن خواهد بود .

            موارد عديده اي در امور مالي بايد مورد رسيدگي مامور كنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارك بايد مورد بررسي قرار گيرد تا اطمينان حاصل شود كه آنچه بابت غذا  و نوشابه و خدمات به حساب گذاشته شده، با قيمتهاي واقعي تطبيق مي كند يا خير؟

            مخارج مربوط به يك مسافر به حساب او منظور شده است، يا اشتباهاً به حساب اتاق ديگري وارد كرده اند؟

            آيا تعداد اتاقهاي تخليه شده هر روز كه رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده يا آنچه كه وسيله خانه داري اعلام شده و صندوق (كشير مادر) در گزارش خود ثبت كرده و برگهاي خروج كه نگهباني از مسافران دريافت داشته و تعدادي كه در دفتر (چك اوت ) يادداشت شده، تماماً با هم مطابقت دارد يا خير؟

            شماره صورت حسابهايي كه باز شده از نظر توالي رديف ، مرتب است يا از وسط رديفها، تعدادي كم شده است ؟

            كليه اوراق بهادار كه در قسمتهاي مختلف هتل در جريان است به طور روزانه بايد با دقت كنترل شود . مسؤول كنترل، موظف است در آغاز هر شيفت، حساب صندوقهاي هتل را صفر كند. گزارش آخر شيفت را نيز بگيرد و با شيت دستي مقايسه و مطابقت نمايد و از توازن و تساوي ارقام هر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشين هاي حساب را مرتبا بررسي نمايد.

            كنترل مواد دريافتي قسمتها، با تعداد يا مقدار مصرفي نيز از  وظايف مسؤول كنترل مي باشد . مثلاً اگر 50 عدد نوشابه گرفته شده ، بايد در بن ها منعكس باشد و اگر 40 عدد آن به فروش رسيده ، 10 عدد موجودي نشان دهد.

            اگر كنترل به درستي انجام گرفته باشد، شيتها معتبر خواهد بود و مي توان با اطمينان در دفاتر حسابداري ثبت كرد.

با اين ترتيب در دفاتر حسابداري نيز شبهه اي باقي نمي ماند، زيرا در صورتي كه ارقام صحيح به حسابداري برسد، دفاتر حسابداري نيز ترتيب صحيح و منظمي خواهد داشت. والا اگر مدارك و اسناد مورد عمل ، مخدوش و ناقص باشد، مسلماً ارقام دفاتر حسابداري نيز غير قابل اعتماد خواهد بود.

            مأمور كنترل بايد كاملا مجاز و مختار باشد تا به كليه قسمتها سركشي كند. هر چند گاه يك بار به موجودي انبارها برسد و با كارتهاي اجناس تطبيق كند. وزنهاي تعيين شده غذا را با آنچه كه سرو مي شود مقايسه نمايد . به وضع حضور و غياب پرسنل  با توجه به كارت ساعت زني مخصوص تعيين زمان ورود و خروج كاركنان رسيدگي نمايد. به ليست حقوق پرسنل و مدت مرخصي ها و تعطيلات و آنچه كه بايد از رقم حقوق كسر شود توجه كند.

            نسخه دوم تمام بن ها را با نسخه اول ، چك كند و دقت نمايد كه در صورت حسابها چگونه عمل شده است ، آيا از لحاظ تعداد و قيمت ، اختلافي وجود دارد يا خير ؟ و در صورت داشتن اشتباه ، تذكر لازم را بدهد كه نسبت به حل اختلاف و رفع نقايص هر كار، اقدام نمايند.

            در اجراي سيستم كنترل نبايد وقفه اي ايجاد شود، زيرا كار هتل از نظر مراجعه با خروج مسافر، لحظه اي است. ممكن است همزمان، عده اي در هتل اتاق بگيرند و عده ديگر اتاق هايي را تخليه نمايند .حساب رستوران و تريا و لباسشويي و غيره به موقع و بطور دائم نياز به كنترل و بررسي دارد.

            با توجه به جهات ياد شده و جنبه هاي مختلف ديگر، وجود مسؤول كنترل در هر هتلي يك ضرورت است و به اين ضرورت نبايد با بي اعتنايي توجه كرد.

            با درك اهميت و اعتقاد به اجراي امر كنترل و رسيدگي به كليه امور مالي هتل بايد كسي را براي قبول مسؤوليت كنترل انتخاب كرد كه شايسته احراز اين پست باشد. چنين مسؤولي چنانچه در تمام جزئيات كار هتل وارد و بصير نباشد قادر نخواهد بود وظيفه خود را به خوبي انجام دهد.

            درستي و امانت و بي غرضي وي از شرايط اوليه انتخاب است . مأمور كنترل بايد در وظايف خود بسيار جدي و فعال باشد و درگزارش كارهاي خلاف و اشتباهاتي كه مشاهده مي كند اهمال ننمايد و چشم پوشي نكند تا بي نظري و ارزش صداقتش در نزد مديريت هتل محفوظ بماند. از جانب كادر مديريت اختيارات لازم به او داده شود تا بتواند در هر زمان و هر  قسمت كه مقتضي بداند، امور جاري را مورد بررسي قرار دهد و نتايج كار خود را بدون حب و بغض و اغراض شخصي به مدير هتل گزارش دهد.

نايت اديتور Night Auditor

            نايت اديتور براي كار شب در هتل استخدام شده است .كار او عبارت است از اين كه رسيدگي كند تا گزارشهاي قسمتهاي مختلف هتل كه به حسابداري داده شده، دقيق و صحيح و بدون اشتباه باشد و اطمينان حاصل شود كه در هيچ كدام از  گزارشها و در مجموع آنها خلاف و خدشه اي وجود ندارد.

            نايت اديتور در هتلهايي كه از سيستم ماشينهاي NCR استفاده مي شود Report ماشينهاي حساب را مي گيرد و با قيد مسؤوليّت، حساب ماشينها را صفر مي كند.

            نايت اديتور (نوار ژورنال) يعني نوار اصلي ماشينهاي حساب را كه تمام ارقام عمليات صندوقدارها در آن ثبت شده، پس از صفر كردن حساب ماشين، برداشته و نوار نو داخل ماشين قرار مي دهد.

            نوارهايي را كه از ماشين خارج كرده است، دقيقاً كنترل مي كند و كليه سندها و فرمهاي متصدي صندوق فرانت آفيس را در صورت صحت تأیيد و تصديق مي نمايد.

            فوليوهاي مسافرين را بررسي مي كند تا از اين كه هزينه هاي تلفن، لباسشويي، نوشابه، حساب رستوران و غيره جزء به جزء به فوليوهاي ميهمانان وارد شده است يا خير اطمينان حاصل كند. شيت گزارش رسپشن مربوط به فروش اتاقها را گواهي نمايد و نوار ماشينهاي حساب را با گزارش دستي كنترل كند كه از موازنه و مطابقت آن مطمئن باشد.

            متصديان ماشينهاي حساب صندوقهاي رستوران، تريا و غيره نيز بايد گزارشهاي دستي ممر درآمد را با ارقام ماشينها كنترل و تطبيق نمايند تا اشتباهي باقي نماند.

            اگر شماره اي از صورت حسابها مفقود شده باشد و در رديف خود مشاهده نشود ، بايد موضوع را تعقيب نمايند تا اختلاف پيدا شود و توازن صورت حسابها با ماشين حساب برقرار گردد.

            نايت اديتور بايد به تمام پرداختهاي صندوق فرانت آفيس رسيدگي كند و اسناد مربوط به آن را تأیيد نمايد و به تمام پيش دريافتهاي (Retention) ميهمانان رسيدگي نمايد كه آيا در فوليوهاي ميهمانان ثبت شده است يا خير؟

فوليوهاي جديد را كه پس از پر شدن فوليوهاي اوليه ميهمانان باز مي شود و داراي شماره رديف است بررسي مي نمايد.

درهتلهای که ازکامپیوتراستفاده می کنند تمام عملیات توسط کامپیوتر بطور اتومات انجام میشود ولی لازم است توسط مدیریت سیستم کنترل های لازم کاربران بطور دقیق انجام شود و گزارشات کنترلی بررسی شود

حسابداري  Accounttancy

            علم حسابداري دامنه اي بسيار وسيع دارد، و هر مؤسسه و واحد بازرگاني بر مبناي معاملات و مبادلات نقدي و جنسي خود، داراي دفاتر مخصوص حسابداري است.

            به عبارت ديگر خريد و فروش يك كالا يا فروش يك خدمت ، اساس و پايه حسابداري را تشكيل مي دهد ، ولي معمولاً اشخاصي كه طرفين يك معامله يا خريد و فروش خدمات هستند،مسؤوليت نگاهداري حساب را خود به عهده نمي گيرند. از طرفي، ناچار مشخصات معامله بايستي  درجايي ثبت شود تا بعدا بتوان آنها را به دفاتر حسابداري انتقال داد تا اطلاعات لازم جمع آوري شود و هنگام لزوم مورد بررسي قرار گيرد.

اين ضرورت ايجاب مي كند كه در هر مؤسسه اي سازمان يا بخشي بنام حسابداري بوجود آيد و نتايج عمليات خريد و فروش كالا يا خدمات را در دفتر خود منعكس سازد.

            بنابراين حسابداري مسؤول جمع آوري، ثبت و نگهداري صورت حسابهاي هر موسسه است و حسابداري هتل نيز موظف به انجام چنين امري است كه صورت حسابها و مدارك لازم از قسمتهاي مختلف هتل در حسابداري تمركزيابد و مورد رسيدگي و كنترل قرار گيرد و در دفاتر مربوط عملي شود.

            از اينجا مي توان پي برد كه كار حسابداري داراي اهميت خاصي است و درخور آن است كه مورد توجه و دقت بيشتري قرار گيرد. به خصوص در هتلهايي كه با سيستم دستي كار مي كنند و صورت حسابها با دست تنظيم مي شوند، كار حسابداري حساستر است و به كنترل دقيقتري نياز دارد.

            از آنجا كه قسمت حسابداري مستقيماً يا منحصراً با امور مالي، درآمد و هزينه هتل مرتبط مي باشد ، به تعبير ديگر حسابداري نقطه ثقل و گذرگاه شاهرگ هاي حياتي يك هتل است ، به همين سبب به طريقي كه قبلاً در قسمت سيستم گردش كار گفته شده اگر در قسمتهاي ديگر اعمال مربوط به امور مالي صريح و درست و قابل اعتماد نباشد ، نتيجه حاصله از بي نظميها و بي دقتيها و اشتباهات قسمتها، به حسابداري نيز سرايت خواهد كرد و از اعتبار دفاتر مالي خواهد كاست.

             يعني هر گاه اجزاي هر يك از ارقام واصله به حسابداري نادرست و نامعتبر باشد، صحت جريان امور حسابداري و دفاتر مربوط به آن نمي تواند معتبر و مورد تأیيد باشد، زيرا حسابداري ارقام و اعدادي را در دفاتر خود ثبت مي كند كه در صورت حسابها (شيت ها) قيد گرديده و ملاك عمل قرار گرفته است. اگر در اين ارقام ترديدي وجود داشته باشد ، دفاتر حسابداري نيز خالي از ترديد نخواهد بود. 

            روي اين اصل گزارشها و برگه هاي كليه قسمتهاي هتل كه به طريقي با حسابداري ارتباط دارند بايد كاملا عاري از عيب و اشتباه باشد تا بتوان به نتايج كار حسابداري اطمينان داشت .

            فرمها و گزارشها بايد در بردارنده حسابي روشن و گويا باشد تا حسابداري با اطمينان از صحت آنها، دفاتر خود را تنظيم و مرتب كند. زيرا اين مدارك نشاندهنده عملكرد مالي و سرنوشت سرمايه و وضع اقتصاد آتي هتل است.

            اين اعداد و ارقام، يا نويد اميد بخشي است به صاحب سرمايه، يا او را با بيم و هراس يأس آور،  روبه رو مي سازد و پايه اقتصاد هتل را متزلزل نشان مي دهد.

نكته ديگر اين كه، خود تشكيلات حسابداري، بايد به قدري منظم و مرتب باشد كه بتواند هر نوع آماري را در هر زماني به مديريت هتل ارائه دهد.

            اين آمارها، در تصميم گيري و تعيين خطوط و شيوه هاي كار آينده كادر مديريت كمك مؤثري محسوب مي شود و با توجه به مقايسه درآمدها و هزينه ها مي توانند از چگونگي و كنه جريان كار آگاه شوند و تصميماتي اتخاذ نمايند.

            مثلاً اگر قسمت رستوران، ضرر بدهد، در صدد چاره انديشي برآيند و به طريقي جلوی ضرر را بگيرند و اگر سودآور بوده است، به نتيجه فعاليت خود پي ببرند و به كوشش خود بيافزايند. و اگر مخارجي زايد تشخيص داده شود، بايد جلوگيري كرد و تا حد امكان به صرفه جويي پرداخت.

            البته بعضي از اقلام هزينه ها، از قبيل مبل و صندلي و دستگاههاي سرد كننده و وسايل لباسشويي و نظاير اينها از مخارجي است كه جزو دارايي و سرمايه هتل محسوب مي شود و با  هزينه هاي مصرفي روزمره، امثال سبزي و گوشت ونان و مواد خوراكي يا تنظيف و غيره تفاوت دارد.

هزينه هايي كه براي خريد مواد به مصرف مي رسد و پس از فروش، درآمدي عايد هتل مي گردد بايد ادامه يابد، ولي مخارج ساختماني در صورتي كه اتاقها فروش و درآمدي ندارد باعث ركود سرمايه يا استهلاك تدريجي خواهد شد.

            منظور اين است كه در امور مالي بايد با احتياط و دور انديشي و محاسبه دقيق قدم برداشت. مقايسه درآمدها و      هزينه هاي هرماه با ماه مشابه سال قبل، يا هر سال با سال ديگر، يك امر ضروري است و آمارهاي دقيق راهنماي اقدامات آينده هر هتلي به حساب مي آيد. گرچه ارقام و اعداد كه در خلال دفاتر حسابداري مندرج است ذاتاً صامت و خاموش و بي روح به نظر مي آيند. ولي گوياي مفاهيم وسيع و تعيين كننده و بحث انگيز مي باشند و ايده هايي براي برنامه ريزي و اتخاذ شيوه ها و رويه ها به صاحبان هتل مي دهند و پايه محاسبات ارزشمندي قرار مي گيرند.

            به همين جهت بايد حسابداري هميشه براي دادن آمارهاي مختلف با ارقام مورد اعتماد ، آمادگي كامل داشته باشد تا كادر مديريت بتواند خط مشي آينده هتل را با اطمينان خاطر تعيين نمايد.

            خوشبختانه، چون در زمينه امور و اصول حسابداري كتابهاي مفصلي به طبع رسيده، مسؤولان حسابداري با توجه به مجموعه هاي مدون مي توانند روش معمول كار خود را بر مبناي اصول حسابداري پايه ريزي نمايند. ازطرفي تأليف تمام مطالب مربوط به اين بحث، به تنهايي به كتاب مستقلي نياز دارد، لذا موارد مقدماتي مربوط به حسابداري را ذيلاً به طور خلاصه شرح    مي دهيم:

            حسابداري هتل با حسابداري شركتها و مؤسسات، فرق زيادي دارد. آغاز كار حسابداري در هتل از همان لحظه اي است كه مسافر وارد هتل مي شود و رسپشنيست نام او را ثبت مي كند و يك نسخه از آن را به حسابداري مي دهد.

            به محض وصول اين كارت به حسابداري ، صورت حسابي براي مسافر باز مي شود  و كليه اقلام مصرفي مسافر ابتدا در صورت حساب خودش و بعد در صورت حساب كلي هتل ثبت مي شود.

            مسافر به هر يك از قسمتهاي هتل اعم از رستوران يا تريا كه مراجعه مي كند ، اگر پول مواد مصرفي خود را نقداً بپردازد ، در فيشي كه در دو نسخه صادر مي شود منعكس مي گردد و حسابدار در آخر وقت آن را با دفتر صندوق تطبيق مي نمايد و چنانچه مسافر چيزي مصرف كند ولي پول آن را نپردازد در صورت حسابش ثبت مي شود . حسابداري هتل به دفاتر مختلفي نياز دارد كه عبارت اند از:

1- دفاتر معين  2- دفتر صندوق  3- دفتر روزنامه  4- دفتر كل   5- دفتر پانسيون   6- دفتر انبار

1. دفاتر معين: شامل كليه سر فصلهاي ريز دفتر كل مي شود.

2. دفتر صندوق: كليه درآمدهاي نقدي حاصل از هر قبيل، مثل كرايه اتاق، درآمد رستوران، درآمد تريا و هر پولي كه بدست آيد، ثبت مي شود، بدين ترتيب صندوق هميشه به صاحب مؤسسه يا هتل بدهكار است. كليه دريافتي صندوق، روزانه در ستون بدهكار آن منعكس   مي شود و كليه مبالغي كه صندوق روزانه پرداخت نمايد در ستون بستانكار دفتر صندوق منعكس     مي گردد و در پايان هر روز، پس از كسر ارقام ستون بستانكار از ارقام ستون بدهكار، موجودي صندوق معلوم مي شود و صندوقدار موظف است اين مبلغ را در ستون بدهكار روز بعد ثبت نمايد و در مقابل آن بنويسد موجودي روز قبل.

3. دفتر روزنامه: كليه درآمد و مخارج نقدي و عمليات انتقالي و نسيه در دفتر روزنامه ثبت مي شود، مثلاً چنانچه يك مسافر حسابش با آژانس باشد و آژانس بابت بدهي خود به هتل چكي صادر كند و يا اين كه هتل در قبال بدهي خود بابت خريد اجناس مورد نياز چكي به نام صاحب كالا صادر نمايد، يا سفته بدهد، اين عمليات كه نقدي نيست بايد در دفاتر روزنامه ثبت شود.

4.  دفتر كل: دفتري است كه كليه معاملات هتل از قبيل نقدي و انتقالي بدهي دارایي، سرمايه، موجودي صندوق، موجودي در بانك و موجودي اثاثيه در آن ثبت مي شود و بدين ترتيب تمام  اتكاي يك موسسه از نظر بررسي وضع مالي و دارای به دفتر كل است، دفتر كل به ترتيب سر فصل باز مي شود:

الف ) صندوق؛

ب  ) بانك؛

ج  ) موجودي اثاثيه و غيره.

رئيس حسابداري هتل به مجرّد باز كردن دفتر كل مي تواند بفهمد كه مثلاً در ششماهه اول سال هتل ، چقدر خرج و چه مبلغ هزينه داشته و درحال حاضر به كدام مؤسسه بدهكار و از چه كسي طلبكار است.

            05 دفتر پانسيون: دفتري است كه براي باز كردن حساب به نام مسافر مورد استفاده قرار مي گيرد و به ترتيب اتاق نوشته مي شود، مثلاً چنانچه مسافري اتاق 122 را گرفت، پس از آن كه رسپشنيست كارت ورود را به حسابداري داد، حسابي به نام آن مسافر در دفتر پانسيون باز مي شود و كليه مخارج او در آن حساب ثبت مي شود، ضمناً در صورت حساب وي هم جداگانه منعكس مي گردد، پانسيون موظف است يك صورتحساب هم براي خود پانسيون داشته باشد، بنابراين عمليات مربوط به مخارج مسافر در سه قسمت ثبت مي شود:

            الف ) صورت حساب خود مسافركه دردو نسخه است و يك نسخه آن در هتل نگهداري مي شود؛

            ب )  صورتحساب بزرگ هتل؛

           ج ) دفتر پانسيون.

            روزي كه مسافر قصد خروج را داشته باشد ، هنگامي كه ورقه خروج از رسپشن به حسابداري رسيد، متصدي حسابداري صورت حساب مسافر را جمع مي زند و به قسمت رسپشن مي فرستد تا وجه را دريافت نمايد و پس از دريافت وجه، آن را تحويل صندوق دار مي دهد تا در ستون درآمد روزانه صندوق ثبت نمايد.

           06 دفتر انبار: مهمترين قسمت در يك هتل انبار است، مدير هتل بايد در تعيين و انتخاب انباردار نهايت دقت را به كار برده و شخص مطلعي را براي احراز اين سمت برگزيند. براي گردش كار انبار، سه نفر با يكديگر همكاري دارند:

1-صندوقدار؛    2-مأمور خريد؛    3-انباردار.

صندوقدار: شخصي است كه كليه درآمد و هزينه روزانه هتل را در دفتر صندوق ثبت مي كنند و قبلا شرح آن داده شده.

مأمور خريد: شخصي است كه احتياجات روزانه هتل را از خارج تهيه مي كند براي اين كه كار مأمور خريد آسان شود، صندوقدار مبلغي وجه در اختيار او مي گذارد تا پس از ارائه فاكتورهاي خريد، تصفيه حساب كند.

براي انجام اين كار، يك حساب در دفتر كل باز مي شود به نام (تنخواه گردان پرداختي هتل) اين حساب از اين جهت باز مي شود كه مأمور خريد مجبور نباشد هر روز چند بار براي دريافت پول به صندوق مراجعه كند و در نتيجه از اتلاف وقت جلوگيري    مي شود.

            بدين ترتيب مثلاً صندوقدارصبح روز 4/9/83 مبلغ 000/000/1 ريال به عنوان تنخواه گردان در اختيار مأمور خريد  مي گذارد و فوراً سندي صادر مي كند، طبق اين صورت حساب، تنخواه گردان 000/000/1 ريال بدهكار مي شود و صندوق 000/000/1 ريال براي وجه پرداختي بستانكار مي گردد سند براي حسابداري فرستاده مي شود. اين صورت را در دفتر كل تحت سر فصل مخصوص ثبت مي كند . البته صندوقدار در قبال وجه پرداختي به مأمور خريد رسيدي هم به همان مبلغ از مأمور خريد مي گيرد.

مأمور خريد لوازم مورد نياز هتل را خريداري كرده و  تحويل انبار مي دهد و قبض رسيد انبار را ضميمه فاكتور لوازم مورد خريداري مي كند، پس از تأیيد مديريت و دستور پرداخت، تحويل حسابداري مي دهد.

            حسابداري نسبت به مبلغ خرج شده، سند صادر مي كند و حساب تنخواه گردان را بستانكار و حساب انبار را بدهكار مي نمايد تا وجه پرداختي صندوق به عنوان تنخواه گردان مستهلك شود، سپس مجدداً تنخواه گردان ديگري در اختيار مأمور خريد قرارداده مي شود.

            همانطور كه قبلا گفته شد، قسمت مهم و اساسي هتل، انبار و انبارداري است، لذا انباردار هتل بايد بصير و مجرب و در كار خود متخصص باشد.

            انباردار در وهله اول كه شروع به كار مي كند، بايد يك دفتر اساسي به نام دفتر انبار تهيه كند و براي ثبت تمام اجناس موجود در هتل، مثل حساب گوشت، روغن، برنج و غيره، يك صفحه اختصاص دهد. موقعي كه مأمور خريد، جنسي مي خرد و آن را تحويل انبار مي دهد، انباردار موظف است بعد از نوزين جنس، قبضي به نام قبض انبار جهت او صادر كند و كليه اقلامي كه خريداري  شده به تفكيك در دفتر انبار ثبت نمايد. مثلاً چنانچه 400 كيلو برنج ،300 كيلو روغن و غيره خريداري شده، در دفتر انبار بايد در صفحه برنج و روغن، فاكتور ارائه شده ثبت شود و ميزان موجودي جديد را تعيين كند.

            اجناسي را كه ممكن است فاسد شود (مثل گوشت، و كره و مرغ) فوراً تحويل آشپزخانه يا سردخانه دهد.

            حتي چنانچه در يك روز بیست نوع جنس خريداري شود، انباردار موّظف است هر يك از آن اجناس را در ستون مخصوص به خود آنها ثبت كند تا در آخر هر روز موجودي هر يك از اجناس مشخص باشد. هر جنسي كه از انبار خارج       مي شود پس از صدور قبض حواله انبار، انباردار بايد به تفكيك، هر يك از آنها را از ميزان موجودي كسر كند تا موجودي معلوم باشد.

البته در اغلب هتلها، مثلاً در قسمت تريا نيز دفتري مانند دفتر انبار دارند و اجناسي را كه از انبار تحويل مي گيرند در آن ثبت   مي كنند و هر روز بعد از فروش، فاكتورهاي موجود را در آخر شب در دفتر مزبور عمل مي كنند و اجناس مصرف شده را از ميزان موجودي كسر مي كنند.

            چنانچه معامله نقد يا نسيه باشد، از نظر دفتر موجودي تريا تفاوت نمي كند و در هر حال، اجناس مصرف  شده را از دفتر كم مي كنند، منتهي صورت حساب مسافريني را كه جنسي را نسيه مصرف كرده اند، براي حسابداري ارسال مي دارند تا در ستون مخصوص صورت حساب مسافر نمایند

نويسنده : اصغر ژيان دربندي

+ نوشته شده توسط مجتبی ملکی چوبری در و ساعت 5 |